Firmenabläufe optimieren.
Routine automatisieren.
Zeit zurückgewinnen.
Angebote tippen, Rechnungen abgleichen, Anrufe annehmen, Termine verschieben: In den meisten Betrieben gehen 5–8 Stunden pro Woche und Mitarbeiter für Routine drauf. Wir analysieren Ihre Abläufe, automatisieren die zeitfressenden Schritte und rechnen Ihnen vorher aus, was es bringt.
Die fünf Abläufe, die in fast jedem Unternehmen Zeit fressen
Prozessoptimierung heißt bei uns nicht Beratung mit Folien, sondern konkrete Automatisierungen, die ab Tag eins arbeiten. Das sind die häufigsten Fälle aus unseren Projekten:
Angebotserstellung
Aus Vorlage, Preisliste und wenigen Angaben entsteht das fertige PDF-Angebot – inklusive Versand und Wiedervorlage, wenn keine Antwort kommt.
Vorher 45 Min. · Nachher 4 Min.Rechnung & Zahlungsabgleich
Auftrag abgeschlossen → Rechnung geht automatisch raus → Zahlungseingang wird abgeglichen → Mahnung nur, wenn nötig. Angebunden an Lexoffice, sevDesk oder DATEV.
Kein Rechnungsstapel mehr am MonatsendeTelefon & Terminannahme
Eine KI-Telefonassistenz nimmt jeden Anruf an, beantwortet Standardfragen, bucht Termine direkt in Ihren Kalender und leitet Wichtiges an Sie weiter.
Kein verpasster Anruf, auch nach FeierabendTerminplanung & Erinnerungen
Kunden buchen online, bekommen automatisch Bestätigung und Erinnerung per SMS oder WhatsApp. Absagen und Verschiebungen laufen ohne Ihr Zutun.
Bis zu 70 % weniger No‑ShowsDaten & Doppelarbeit
Dieselbe Adresse in drei Systemen tippen? Wir verbinden Ihre Programme, damit Kunden‑, Auftrags‑ und Rechnungsdaten nur einmal erfasst werden.
Ein Datensatz statt drei ListenInterne Freigaben & Berichte
Urlaubsanträge, Materialbestellungen, Tages‑ und Wochenberichte: Statt E‑Mail‑Pingpong ein klarer Ablauf mit automatischen Benachrichtigungen.
Der Chef sieht den Stand ohne nachzufragenVon der Analyse zur laufenden Automatisierung in vier Schritten
Kein monatelanges Beratungsprojekt. Sie sehen innerhalb weniger Wochen messbare Ergebnisse – und zahlen erst, wenn klar ist, was es bringt.
Kostenlose Prozessanalyse
In einem 30‑minütigen Gespräch gehen wir Ihren Arbeitsalltag durch: Wer macht was, wie oft, mit welchen Programmen. Wir finden die Stellen, an denen die meiste Zeit verloren geht.
Ersparnis‑Rechnung & Angebot
Sie bekommen schwarz auf weiß, welche Abläufe wir automatisieren, wie viele Stunden das pro Jahr spart und was die Umsetzung zum Festpreis kostet.
Umsetzung in 1–3 Wochen
Wir bauen die Automatisierung, binden Ihre bestehenden Systeme an und testen alles mit echten Fällen aus Ihrem Betrieb – ohne Ihren Tagesbetrieb zu stören.
Einweisung & Betreuung
Ihr Team wird eingewiesen, Sie erhalten eine Dokumentation. Auf Wunsch übernehmen wir Wartung, Anpassungen und Support, wenn sich Ihre Abläufe ändern.
Prozessoptimierung für kleine und mittlere Unternehmen
Große Konzerne haben eigene Abteilungen dafür. Kleine Betriebe mit 3 bis 50 Mitarbeitern haben meist niemanden, der sich um Abläufe kümmert – und genau dort ist das Potenzial am größten. Wir arbeiten mit Handwerksbetrieben, Dienstleistern, Praxen, Händlern, Logistikern und Agenturen im Rhein‑Main‑Gebiet und in Rheinland‑Pfalz – von Mainz, Wiesbaden und Frankfurt über Koblenz, Kaiserslautern und Ludwigshafen bis Düsseldorf und Köln – sowie deutschlandweit per Remote‑Zusammenarbeit.
Wichtig: Wir docken an das an, was Sie bereits nutzen. Ein Systemwechsel ist nur dann Thema, wenn ein Programm die Arbeit tatsächlich bremst.
- Mitarbeiter erledigen täglich dieselben Schritte von Hand
- Angebote oder Rechnungen bleiben liegen, weil keine Zeit ist
- Anrufe gehen verloren, weil alle auf der Baustelle oder beim Kunden sind
- Dieselben Daten werden in mehrere Programme eingetippt
- Der Inhaber muss nachfragen, um den Stand der Aufträge zu kennen
- Wachstum scheitert daran, dass das Büro nicht mitkommt
Trifft mindestens ein Punkt zu, lohnt sich ein Gespräch. Die Analyse ist kostenlos und unverbindlich.
Prozessoptimierung in Ihrer Region
Vor Ort im Rhein‑Main‑Gebiet und in Rheinland‑Pfalz, remote in ganz Deutschland. Analysegespräch und Einweisung führen wir gern persönlich bei Ihnen im Betrieb durch:
Fragen zur Prozessoptimierung
Was kostet eine Prozessoptimierung bei AYZIX?
Die Prozessanalyse ist kostenlos. Danach erhalten Sie ein Festpreis-Angebot für die Umsetzung – meist zwischen 1.500 und 8.000 €, abhängig davon, wie viele Abläufe automatisiert werden. Die Ersparnis liegt in der Regel deutlich über den Kosten, und wir rechnen sie Ihnen vorher vor.
Für welche Unternehmen lohnt sich Prozessoptimierung?
Für jeden Betrieb, in dem Mitarbeiter täglich Routineaufgaben von Hand erledigen: Handwerksbetriebe, Dienstleister, Praxen, Händler, Logistiker und Agenturen. Ab etwa 3 Mitarbeitern mit Büroarbeit rechnet sich Automatisierung fast immer – egal ob in Mainz, Wiesbaden, Frankfurt, Koblenz oder Kaiserslautern.
Müssen wir unsere bestehende Software wechseln?
Nein. Wir docken an das an, was Sie bereits nutzen – Lexoffice, sevDesk, DATEV, Outlook, Google Workspace, Ihr Warenwirtschafts- oder Handwerkerprogramm. Nur wenn ein System die Arbeit tatsächlich bremst, schlagen wir einen Wechsel vor.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Die Analyse dauert ein Gespräch von etwa 30 Minuten plus 2–3 Tage Auswertung. Die Umsetzung der ersten Automatisierung liegt typischerweise bei 1–3 Wochen. Sie sehen also innerhalb eines Monats messbare Ergebnisse.
Was passiert, wenn eine Automatisierung ausfällt?
Jede Automatisierung hat einen Rückfallweg: Fehler werden Ihnen gemeldet und der Vorgang landet zur manuellen Bearbeitung in Ihrem Postfach. Nichts geht verloren. Zusätzlich bieten wir Wartung und Support an.
Finden wir heraus, wie viel Zeit in Ihrem Betrieb steckt.
30 Minuten Gespräch, eine ehrliche Einschätzung und eine Ersparnis‑Rechnung. Wenn sich Automatisierung für Sie nicht lohnt, sagen wir das auch.